Guía comparativa · SGA (WMS) y ERP
SGA o ERP: qué hace cada uno y cuándo necesitas los dos.
Actualizada el · Binari Software Solutions
Respuesta corta
Un ERP gestiona la empresa: pedidos, compras, facturación y stock contable por almacén. Un SGA (sistema de gestión de almacén, en inglés WMS) gestiona lo que pasa dentro del almacén: en qué hueco está cada palé, con qué lote y caducidad, quién lo mueve y en qué orden se preparan los pedidos. No compiten: el SGA recibe los pedidos del ERP y le devuelve recepciones, expediciones y stock real. Necesitas un SGA cuando el almacén tiene suficientes referencias, ubicaciones, lotes o pedidos como para que el papel y la memoria de las personas empiecen a fallar.
Comparativa
| Criterio | ERP | SGA |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Gestionar la empresa: ventas, compras, facturación, contabilidad. | Dirigir y registrar el trabajo físico del almacén. |
| Cómo ve el stock | Cantidad por artículo y almacén (stock contable). | Cantidad por ubicación, palé, lote, caducidad y número de serie. |
| Quién lo usa | Administración, comercial, compras, dirección. | Operarios, jefes de almacén y, en un operador logístico, sus clientes. |
| Ubicaciones | Normalmente no, o una lista simple. | Cada hueco codificado; el sistema decide dónde ubicar y de dónde servir. |
| Lotes y caducidades | Los registra en documentos. | Los aplica al reservar: FIFO, FEFO, bloqueos de calidad, cuarentena. |
| Tareas del operario | No las dirige: imprime listados. | Da la siguiente tarea en el terminal de radiofrecuencia o por voz y la confirma con el código. |
| Inventario | Recuento periódico y ajuste. | Inventario permanente: cada movimiento se registra al momento y se cuenta sin parar. |
| Transporte | Albarán y factura. | Carga del camión, etiquetas de agencia, manifiestos y documento de control (DeCA). |
| Cuándo se nota que falta | Facturas y pedidos que no cuadran. | Errores de preparación, huecos que nadie encuentra, caducidades que se escapan. |
Qué hace un ERP
El ERP es el sistema central de la empresa. Registra lo que se vende y se compra, lo que se factura y lo que hay en cada almacén a efectos contables. Sabe que tienes 400 cajas de un artículo, pero no suele saber en qué hueco están, de qué lote es cada palé ni qué operario tiene que ir a buscarlas.
Qué hace un SGA
El SGA lleva el almacén por dentro. Decide dónde se ubica cada entrada, genera las reposiciones de los huecos de picking, ordena la preparación de pedidos y le da a cada operario su siguiente tarea. Cada paso se confirma leyendo un código, así que el stock por ubicación está siempre al día y cada palé se puede seguir de la recepción a la expedición.
¿Basta con el módulo de almacén del ERP?
Para un almacén pequeño, con pocas referencias, sin lotes ni caducidades y con dos o tres personas que lo conocen de memoria, muchas veces sí. Se queda corto cuando hay que dirigir a varios operarios a la vez, trabajar con terminales de radiofrecuencia o voz, aplicar FEFO al reservar, ubicar en almacén caótico, dar a los clientes acceso a su stock o preparar la carga y la documentación del transporte.
Cómo trabajan juntos
Lo normal es que convivan. El ERP envía al SGA los artículos, los pedidos de compra y de venta; el SGA le devuelve lo que se ha recibido, lo que ha salido y los ajustes de inventario. La integración se hace por EDI (EDIFACT o XML), servicios web o ficheros, y es la parte del proyecto que más conviene diseñar bien: decide quién manda en cada dato.
Qué te conviene
- Te basta con el ERP si…
- tienes pocas referencias y ubicaciones, no trabajas con lotes ni caducidades, los errores de preparación son raros y el inventario cuadra sin parar el almacén.
- Necesitas un SGA si…
- el almacén depende de que alguien sepa dónde está cada cosa, preparas muchos pedidos al día, trabajas con lotes, caducidades o números de serie, eres operador logístico con varios clientes o te piden trazabilidad.
- Necesitas los dos, integrados, si…
- ya tienes un ERP que funciona para la empresa y lo que falla es el almacén. Es el caso más habitual: no se cambia el ERP, se le añade un SGA.
Preguntas frecuentes
- ¿Un SGA sustituye al ERP?
- No. El SGA no factura ni lleva la contabilidad. Lo que hace es llevar el almacén con un detalle que el ERP no tiene y devolverle los datos ya confirmados.
- ¿Quién manda sobre el stock, el ERP o el SGA?
- El SGA conoce el stock físico por ubicación y lote; el ERP, el contable. La integración los mantiene cuadrados: cada recepción, expedición y ajuste del SGA se comunica al ERP.
- ¿Si cambio de ERP tengo que cambiar de SGA?
- No necesariamente. Se rehace la integración con el ERP nuevo; los procesos del almacén siguen igual.
- ¿Puedo usar un SGA sin ERP?
- El SGA necesita que alguien le dé los artículos y los pedidos. Lo habitual es el ERP, pero también puede ser una tienda online o ficheros de los clientes, como en muchos operadores logísticos.
- ¿Cuánto cuesta añadir un SGA al ERP?
- Depende de los módulos y de las integraciones. En Caotic se presupuesta después de conocer la operativa; según su ficha de producto, la inversión se recupera en un año.