A partir de quantes referències cal un SGA?

No hi ha cap xifra màgica. Compta més com treballes que quantes referències tens: lots i caducitats, diversos operaris alhora, moltes comandes petites o clients que demanen traçabilitat justifiquen un SGA abans que un nombre d’articles.

He de reorganitzar el magatzem?

Per començar, no. Es codifiquen amb etiquetes les prestatgeries i els buits que ja tens, i l’SGA hi treballa a sobre. Després, amb dades de rotació, es pot millorar la distribució.

Puc continuar fent servir l’Excel per als informes?

Sí. Les dades de l’SGA es poden exportar, i a Caotic el portal Tracker ja mostra l’estoc, les entrades, les sortides i els indicadors.

Terminals de radiofreqüència (Android o Windows), una impressora d’etiquetes i el servidor o el núvol on funciona l’SGA. Et diem quins segons la teva operativa.

Quant es triga a arrencar?

Depèn dels mòduls i de les integracions; un magatzem de distribució arrenca en setmanes.

Inici / Guies

Guia comparativa · Excel, paper i SGA

Excel o SGA: quan el full de càlcul ja no arriba.

Actualitzada el 27 d’octubre del 2026 · Binari Software Solutions

Resposta curta

L’Excel i el paper funcionen mentre el magatzem és petit i el porten les mateixes persones, que saben de memòria on és cada cosa. Deixen de ser suficients quan creixen les referències, les comandes o els operaris: l’estoc del full va per darrere del real, els errors de preparació només es veuen quan el client reclama i l’inventari obliga a aturar-se. Un SGA registra cada moviment al moment, amb el codi llegit pel terminal, i diu a cada operari què ha de fer. El salt no ha de ser de cop: es pot començar per la recepció, la ubicació i les sortides.

Comparativa

Criteri	Paper i Excel	SGA
On és cada cosa	A la memòria de les persones o en un full que algú actualitza.	Al sistema, per ubicació, palet i lot, al moment.
Quan s’actualitza l’estoc	Quan algú el tecleja, de vegades al final del dia.	Amb cada moviment, en llegir el codi.
Errors de preparació	Es descobreixen quan el client reclama.	S’eviten: el terminal no deixa confirmar un article o un lot equivocat.
Caducitats	Revisió manual, si hi ha temps.	FEFO en reservar i bloqueig automàtic del que ha caducat o està pendent de qualitat.
Inventari	Recompte amb el magatzem aturat.	Inventari permanent i recomptes sense aturar l’activitat.
Traçabilitat	Buscar albarans i preguntar.	Lot o palet → d’on va venir i a qui va sortir, en una consulta.
Si falta una persona clau	El magatzem va més lent o s’atura.	El sistema guia qui hi hagi; la formació és més curta.
Cost inicial	Gairebé nul.	Llicències, implantació, terminals i integració.

Per què el full de càlcul funciona al principi

Perquè no costa res, tothom el sap fer servir i, en un magatzem petit, qui prepara les comandes és qui sap on és cada cosa. El problema no és l’Excel: és que la dada depèn que algú la tecleji, i que ho faci a temps i bé.

On comença a fallar

Amb més referències, més comandes al dia, diversos torns o lots i caducitats. El full sempre va per darrere del magatzem, els errors apareixen al client i cada inventari és un cap de setmana perdut. I gairebé sempre hi ha una persona sense la qual el magatzem no funciona.

Què canvia amb un SGA

Cada operari treballa amb un terminal de radiofreqüència o per veu. El sistema li diu a quin buit ha d’ubicar, quina comanda ha de preparar i en quin ordre; ell llegeix el codi per confirmar. Si l’article o el lot no és el que toca, el terminal l’avisa en aquell moment. L’estoc que veu l’oficina és el del magatzem, no el d’ahir.

Com fer el salt sense aturar el magatzem

Per parts. Primer es codifiquen les ubicacions i es comença per la recepció, la ubicació i les sortides amb uns quants terminals. Quan això funciona, s’hi afegeixen l’inventari, les reposicions, el transport o el portal per als clients. L’arrencada s’acompanya al mateix magatzem i la formació de l’operari és curta, perquè el terminal el guia.

Què et convé

Continua amb l’Excel si…: tens poques referències, sense lots ni caducitats, els errors són rars, l’inventari quadra i no depens d’una sola persona.
Toca un SGA si…: apareixen errors de preparació cada setmana, l’inventari no quadra, s’escapen caducitats, els clients demanen traçabilitat o veure el seu estoc, o el magatzem creixerà.
Comença per una part si…: et fa por el canvi: la recepció, la ubicació i les sortides resolen el més urgent, i la resta s’hi afegeix quan calgui.

Preguntes freqüents

A partir de quantes referències cal un SGA?: No hi ha cap xifra màgica. Compta més com treballes que quantes referències tens: lots i caducitats, diversos operaris alhora, moltes comandes petites o clients que demanen traçabilitat justifiquen un SGA abans que un nombre d’articles.
He de reorganitzar el magatzem?: Per començar, no. Es codifiquen amb etiquetes les prestatgeries i els buits que ja tens, i l’SGA hi treballa a sobre. Després, amb dades de rotació, es pot millorar la distribució.
Puc continuar fent servir l’Excel per als informes?: Sí. Les dades de l’SGA es poden exportar, i a Caotic el portal Tracker ja mostra l’estoc, les entrades, les sortides i els indicadors.
Què he de comprar?: Terminals de radiofreqüència (Android o Windows), una impressora d’etiquetes i el servidor o el núvol on funciona l’SGA. Et diem quins segons la teva operativa.
Quant es triga a arrencar?: Depèn dels mòduls i de les integracions; un magatzem de distribució arrenca en setmanes.